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采购百科
采购流程是什么样的呢?需要注意什么呢?

采购流程:

包括收集信息,询价,比价,议价,评估,索样,决定,请购,订购,协调与沟通,催交,进货验收,整理付款。


采购(purchasing):

是指企业在一定的条件下,从供应市场获取产品或服务作为企业资源, 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。采购实践可分为战略采购(sourcing)和日常采购(procurement)两部分。


一般流程


一、企业采购流程一般有比选、竞争性谈判和单一来源三种形式:


比选采购方式的主要流程:


1、采购人发出采购信息(采购公告或采购邀请书)及采购文件;


2、供应商按采购文件要求编制、递交应答文件;


3、采购人对供应商应答文件进行评审,并初步确定中选候选供应商


(中选候选供应商数量少于递交应答文件供应商数量,具体数量视采购项目情况而定);


4、采购人保留与中选候选供应商进一步谈判的权利;


5、采购人确定最终中选供应商,并向所有递交应答文件的供应商发出采购结果通知;


6、采购人与中选供应商签订采购合同。


竞争性谈判的主要程序:


1、采购人发出采购信息(采购公告或采购邀请书)及采购文件;


2、供应商按采购文件要求编制、递交初步应答文件;


3、采购人根据初步应答文件与所有递交应答文件的供应商进行一轮或多轮谈判,供应商根据采购人要求进行一轮或多轮应答;


4、采购根据供应商最后一轮应答进行评审,并确定成交供应商;


5、采购人向所有递交应答文件的供应商发出采购结果通知;


6、采购人与成交供应商签订采购合同。


流程内容


1、询价(Solicitation)


询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息,该过程的专业术语叫供方资格确认 (SourceQualification)。获取信息的渠道有:招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定 可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。


2、供方选择(Source Selection)


这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种:


合同谈判:双方澄清见解,达成协议。这种方式也叫“议标”。


加权方法:把定性数据量化,将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。


筛选方法:为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。


独立估算:采购组织自己编制“标底”,作为与卖方的建议比较的参考点。


一般情况下,要求参与竞争的承包商不得低于三个。选定供方后,经谈判,买卖双方签订合同。


合同管理


合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程,一般包括以下几个层次的集成和协调。


1)授权承包商在适当的时间进行工作。


2)监控承包商成本、进度计划和技术绩效。


3)检查和核实分包商产品的质量。


4)变更控制,以保证变更能得到适当的批准,并保证所有应该知情的人员获知变更。


5)根据合同条款,建立卖方执行进度和费用支付的联系。


6)采购审计。


7)正式验收和合同归档。


单据名称


接收采购计划-询比议价-决定-下采购单-审核-跟催-收货-付款-退货。相关的单据有:请购单、采购单、询价单,采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等。

 

采购相关: 

战略采购是采购人员(commodity manager)根据企业的经营战略需求,制定和执行采购企业的物料获得的规划,通过内部客户需求分析,外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析,在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划,并通过行动的实施寻找到合适的供应资源,满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。


战略采购计划内容包含采用何种采购技术,与什么样的供应商打交道,建立何种关系,如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体,日常采购执行与合同如何确立等。


日常采购是采购人员(buyer)根据确定的供应协议和条款,以及企业的物料需求时间计划,以采购订单的形式向供应方发出需求信息,并安排和跟踪整个物流过程,确保物料按时到达企业,以支持企业的正常运营的过程。


采购的对象分为直接物料(BOM material)和间接物料(MRO material),直接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分,间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。


采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。


采购的基本原则:

成本效益原则质量原则、 进度配合原则、公平竞争原则。


什么是采购:

是指通过交换获取物料和服务的购买行为,为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。


采购员必备能力:

成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。


什么样才是好的采购员:

采购员必备能力外,要有合理的采购计划,遵守5R原则,选择合适的供应商,并加于管理,不断提高。在不影响企业正常生产下,降低采购成本。


采购员须承担的责任:

采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。


采购流程:

收集信息,询价,比价、议价,评估,索样,决定,请购,订购,协调与沟通,催交,进货检收,整理付款。



采购数量计算:

本期应采购数量=本期生产需用量+本期末预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量



怎样合理降低采购成本:

事先制定合理的采购计划,查询当前市场行情,掌握影响成本的因素和事件。事中寻找多家合格厂商的报价,制作底价或预算,运用议价技巧。事后选择价格适当的厂商签订合约,利用数量或现金折扣。

采购价格构成:

供应商成本的高低,规格与品质,采购物料的供需关系,生产季节和采购时机,交货条件,付款条件。


采购商品成本构成:

工程或制造的方法,所需的特殊工具、设备,直接及间接材料成本,直接及间接人工成本,制造费用或外包费用,营销费及税捐、利润。


什么是合适的价格:

采购价格应以达到适当价格为最高目标,采购员必须以采购要求,根据市场行情,分析物料的质量状况和价格变动情况,选择物美价廉的物料进行购买。


怎么样判断采购价格是否合理:

进行成本分析,价格分析,市场调研,多家厂商报价。


怎样找供应商:

利用现有的资料,公开征求的方式,通过同业介绍,阅读专业刊物,协会或采购专业顾问公司,参加产品展示会。


供应商分类:

原材料供应商,小额服务性供应商,临时性供应商。


合格供应商的标准:

优秀的企业领导人,高素质的管理人员,稳定的员工群体,良好的机器设备,良好的技术,良好的管理制度。


怎样对供应商进行分析:价格,品质,服务,位置,存货政策,柔性。


专业知识.判断力.责任感.时间观.口才.



参考资料:百度百科——采购流程

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